Les frais de déplacement dans la fonction publique
avec Notys simplifiez-vous la gestion des ordres de mission et des états de frais
Qui est concerné par la gestion des frais de déplacement dans la fonction publique ?
En France, les agents de la fonction publique, qu’ils soient de la fonction publique d’état (FPE), de la fonction publique territoriale (FPT) ou de la fonction publique hospitalière (FPH), vont pouvoir bénéficier, en respectant certaines conditions, d’une prise en charge totale ou partielle des frais de transport, de repas et d’hébergement liés à leurs déplacements professionnels ponctuels.
Les agents ainsi que les élus des chambres consulaires (Chambres des métiers et de l’artisanat, Chambres de commerce – CCI – et Chambres d’agriculture) sont également concernés et peuvent bénéficier des services d’une digitalisation des frais de déplacement dans la fonction publique.
La gestion des ordres de missions et des états de frais
Notys vous permet de gérer de manière très simple l’ensemble des documents nécessaires à une gestion conforme des déplacements de vos agents et ce, dans le respect des règles de la fonction publique.
Etablissements publiques qui utilisent Notys pour gérer les frais de déplacements
GESTION DES DÉPLACEMENTS : DE L'ORDRE DE MISSION AU REMBOURSEMENT DE L'ÉTAT DE FRAIS
Déplacement d’un agent de la fonction publique
Si un agent de la fonction publique doit se déplacer, dans la cadre de son service, en dehors de sa résidence familiale (commune de son domicile) ou de sa résidence administrative (commune de son service d’affectation), il doit disposer d’un ordre de mission validé par sa hiérarchie.
Création des ordres de missions ponctuels ou permanents
Notys vous permet de créer, contrôler et valider des ordres de missions ponctuels ou permanents. Chaque ordre de mission précisera la durée de validité et l’objet de la mission.
L’ordre de mission permanent, peut être établi par l’agent lui-même ou par un responsable qui dans ce cas va pouvoir les créer en masse pour le compte de plusieurs agents en une seule fois. La durée de validité d’un ordre de mission permanent sera d’une année maximum, mais il peut être établi pour des durées plus courtes.
L’ordre de mission ponctuel sera, en général, établi par l’agent lui-même, il concerne en général un sujet particulier qui sera précisé, comme la participation à une formation ou à une réunion, le passage d’un concours ou d’un examen, etc. Cet ordre de mission précisera également les dates de la mission.
D’autres informations, obligatoires ou facultatives, peuvent figurer sur les ordres de missions comme le ou les lieux de la mission, le ou les moyens de transports utilisés, etc. Un ou plusieurs documents peuvent être joints à chaque ordre de mission.
Contactez-nous !
Avec Notys, gagnez 30 minutes par frais de déplacement traité !
Ajout des justificatifs de frais au fil de l’eau et de manière très simple
Pendant sa mission, l’agent va pouvoir alimenter Notys avec les justificatifs dématérialisés de ses frais comme les repas, les hébergements, etc.
Pour ce qui est des trajets effectués avec son véhicule, l’agent va pouvoir très facilement les ajouter dans Notys en déclarant l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée, la saisie est simplifiée avec la complétion d’adresses comme sur les sites Mappy, ViaMichelin ou Google Maps et le calcul automatique de la distance.
Création facilité de son état de frais directement depuis son ordre de mission
De retour de mission, l’agent va pouvoir créer son état de frais directement à partir de son ordre de mission et en y intégrant ses justificatifs dématérialisés ou non et le soumettre dans le workflow d’approbation.
100 % d’adoption par les utilisateurs de l’application !
Contrôle et validation réalisé avec un workflow
Les ordres de missions sont contrôlés et validés selon un workflow complétement paramétrable, il peut, également, être accompagné par une demande d’avance (fonctionnalité activable ou non).
Liquidation et mandatement
La liquidation de l’état de frais va permettre de constater et de vérifier qu’il est conforme à l’ordre de mission et que les pièces justificatives sont bien présentes et correspondent aux frais déclarés. Les contrôles et validations sont orchestrés par Notys grâce au workflow qui aura été paramétré, en dernier lieu la validation va permettre de procéder au mandatement de l’état de frais.
Notys permet une personnalisation complète de l’interface de mandatement et vous permet de définir quels documents et sous quelles forme ils seront envoyés à la Trésorerie et/ou archivés.
Contactez-nous !