Engagement de confidentialité

Les données personnelles représentent toute information en lien avec votre personne et permettant de vous identifier de manière directe et indirecte.

NOTYS SOLUTIONS est pleinement conscients de la confiance que vous nous accordez en utilisant nos applications pour gérer vos processus administratifs.

Cette engagement de confidentialité vous informe sur quelles données sont collectées, dans quel but et quels droits vous pouvez exercer.

Données collectées et conservées

Applications Web et Mobile

Les informations enregistrées et collectées dans le cadre du paramétrage et de l’utilisation de l’application Notys Web ou de l’application Notys mobile, dépendent des modules utilisés, mais ne concernent que les traitements prévus par ces applications et dans les finalités comptables, sociales ou réglementaires des processus digitalisés.

Données fournis par les utilisateurs

Les données fournies par vous-même dans les divers formulaires de l’application Notys Web ou de l’application Notys mobile, à savoir la saisie, par exemple, d’ordres de mission, de notes de frais, de déclaration d’absences, etc. sont conservées le temps nécessaire aux traitements et rendu obligatoire par les différentes administrations telles que l’administration fiscale ou l’URSSAF.

Seules les données indispensables aux besoins des traitements sont collectées, les informations nécessaires sont marqués comme obligatoires par un astérisque (*). Cela peut comprendre par exemple le nom, prénom, une date, un montant, une justification.

Données collectées depuis des tiers

Certaines données de paramétrage peuvent provenir d’autres logiciels utilisés par votre organisation, tels que le logiciel de paie, l’ERP ou d’autres modules SIRH.

Vos droits

L’organisation, dont vous faites partie, et qui a contracté avec NOTYS SOLUTIONS dans le cadre de l’utilisation des applications Notys, est le responsable des traitements. NOTYS SOLUTIONS, dans ce cadre, est un sous-traitant qui ne fournit que les services de stockage et de sauvegarde des données. Vous pouvez faire valoir les droits suivants sur vos données personnelles qui conservées dans les applications Notys auprès de vos administrateurs et du responsable de la protection des données (DPO) de votre organisation.

Accès à vos données personnelles :Vous pouvez demander à votre responsable d’obtenir une copie des données personnelles qui vous concernent. Les données vous seront transmises dans un format structuré et compréhensible.

Rectification de vos données : Vous pouvez demander à votre responsable des trainements de corriger vos données en cas d’inexactitude ou de les compléter.

Effacement de vos données (« droit à l’oubli ») : Le responsable des traitements peut supprimer tout ou partie des données personnelles qui vous concernent. Cela s’applique dans le cas où les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités de leur collecte.

Réclamation auprès de l’autorité de contrôle : vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de votre pays si vous estimez être lésé dans le traitement de vos données personnelles.

Sécurité de vos données

NOTYS SOLUTIONS a mis en œuvre de nombreuses mesures techniques et organisationnelles pour protéger les données personnelles que nous collectons, contre la perte, la divulgation, l’altération ou la destruction par des personnes non autorisées.

Entre autres mesures, la transmission de vos données est chiffrée (protocole HTTPS), des mesures de sécurité à plusieurs niveaux protègent notre infrastructure réseau et de stockage.

Néanmoins, cela ne nous permet pas de garantir de façon absolue que vos données ne soient accessibles, divulguées, modifiées ou détruites à la suite d’un incident de sécurité.

Communication de vos données

Aucune donnée enregistrée dans nos applications n’est transmise à un tiers en-dehors de votre organisation.

Autorités publiques ou réglementaires

Nous pouvons communiquer des données personnelles à des autorités de poursuite pénale lorsque la loi ou la réglementation l’exige.

Services tiers

Nous utilisons également des services supplémentaires en incorporant des fonctionnalités tierces. Les services tiers et le lien sur leur politique de protection des données sont listés ci-après :

Mindee : Service de lecture automatique des documents

Universign : Service de certification de documents PDF

MapQuest : Service de calcul de distances

Délégué à la protection des données (DPO)

Nous reconnaissons que la protection des données est une responsabilité importante et c’est pourquoi NOTYS SOLUTIONS a désigné un Délégué à la protection des données (Data Protection Officer) auquel vous pourrez adresser toutes vos demandes et faire valoir vos droits d’accès. Nous mettrons à jour de temps à autres cette déclaration pour l’adapter aux nouvelles pratiques relatives aux données personnelles.

Pour toute requête ou préoccupation concernant la politique de protection des données à caractère personnel, veuillez contacter notre DPO par courrier postal ou par courriel :

NOTYS SOLUTIONS

Délégué à la protection des données – DPO

14 avenue du Parc, 78120 RAMBOUILLET

dpo@notys.fr

Date de ce document et modifications

Dernière mise à jour : 23/07/2024

Nous pouvons mettre à jour en tout temps cette déclaration sur la protection des données afin de l’adapter à nos pratiques actuelles.

En cas de modification majeure, vous serez informé sur ce site web et dans le bulletin d’information si vous y avez souscrit. Nous vous invitons à consulter de temps en temps cette page afin de vous tenir au courant des changements de notre politique de protection des données.