Conservation des justificatifs de notes de frais

Qu’est-ce qu’un justificatif de notes de frais ?

Lorsqu’un professionnel effectue une dépense dans le cadre de son activité, il doit présenter une note de frais pour se faire rembourser. En général,  la note de frais est accompagnée d’un justificatif de frais.

Le justificatif permet au salarié de prouver sa dépense auprès de son employeur. Il permet ensuite à l’entreprise de justifier le montant remboursé auprès des administrations sociales et fiscales.

Ce document peut prendre différentes formes :

• Une facture d’hôtel
• Une note de restaurant
• Un ticket de caisse
• Un billet de train
• …

Le justificatif doit comporter plusieurs mentions obligatoires telles que la date, la devise, le montant et dans certains cas, la TVA.

Pourquoi les conserver ?

Certains remboursements sont éligibles à des exonérations de cotisations sociales ou permettent une récupération de TVA. Donc, pour chaque remboursement de frais professionnels opéré par l’entreprise, un justificatif doit être conservé.

La législation des notes de frais est stricte : toute dépense doit être accompagnée de son justificatif puisque l’administration fiscale et l’URSSAF peuvent contrôler les entreprises à tout moment. Les entreprises ont le choix pour présenter les documents demandés : originaux papier ou dans une version numérique à valeur probante . Cela permet de prouver la légitimité des dépenses et leur validité.

Par conséquent la conservation des justificatifs est primordiale en cas de contrôle et pour pouvoir récupérer la TVA.

De quelle façon conserver ses justificatifs ?

Il y a deux façons de conserver ses justificatifs : au format papier ou numérique.

Auparavant, l’archivage papier était le seul mode de conservation pour l’administration fiscale. Or, depuis 2019, les entreprises ont la possibilité de numériser leurs justificatifs.

L’archivage numérique présente de nombreux avantages : les justificatifs sont stockés en sécurité, ce qui limite le risque de perte et permet aussi d’optimiser l’espace occupé dans les archives papier. De plus, la digitalisation des justificatifs permet un gain de temps considérable : cette opération facilite les contrôles de l’administration car elle annule la recherche du justificatif papier. Enfin, l’archivage numérique résout les problèmes d’écologie et d’économie relatifs au papier.

Combien de temps les conserver ?

Le Livre des Procédures Fiscales (LPF) impose l’archivage papier et numérique pendant 6 ans minimum.

Par ailleurs, selon l’article L 123-22 du Code du commerce, les pièces comptables sont à conserver 10 ans à partir de la clôture de l’exercice durant lequel elles ont été reçues.

L’administration fiscale est donc susceptible d’effectuer un contrôle de conformité et un redressement en cas de fraude.

Depuis le 1er janvier 2014, le livre des procédures fiscales intègre une obligation de conservation des documents et pièces justificatives nécessaires au calcul de l’assiette et au contrôle des cotisations et contributions sociales par l’URSSAF, pendant 6 ans minimum.

Suite à l’arrêté du 23 mai 2019 de la loi de financement de la Sécurité sociale, la numérisation des reçus de notes de frais peut avoir une valeur probante, c’est-à-dire légale.

Entre autres, le document numérique doit respecter des conditions pour être valable, dont les plus importantes :

• Le reçu doit être visible à l’identique de l’original
• Le reçu doit être au format PDF pour pouvoir être lu et traité par tous les systèmes sur le long terme

Important : L’entreprise doit impérativement conserver tous les justificatifs de notes de frais datant d’avant le 1er juillet 2019 au format papier.

Quelle solution pour conserver ses justificatifs de notes de frais ?

Notys NDF vous propose un logiciel de gestion de notes de frais simple, intuitif, et performant !

Prenez en photo le justificatif de frais avec votre smartphone. Notre logiciel se charge d’intégrer les informations et vous n’avez plus qu’à valider votre note de frais !

Le respect des conditions est assuré : durée d’archivage légale à valeur probante pendant 10 ans.