La gestion des frais professionnels
Toutes les informations sur la gestion des frais professionnels et des notes de frais
Les frais professionnels, une définition
Les frais professionnels sont les dépenses engagées par les collaborateurs dans le cadre de leur activité professionnelle. Leur gestion et leur remboursement sont très réglementés et donnent lieu à de multiples lois et décrets provenant de plusieurs administrations : services du Premier Ministre, services des impôts, URSSAF. Par ailleurs, cette gestion, bien qu’obligatoire, ne présente qu’une faible valeur ajoutée pour les organisations qui doivent les gérer, tout en étant un enjeu majeur pour la gestion des ressources humaines de ces mêmes organisations.
On verra dans cet article l’ensemble des éléments de l’univers complexe de la gestion des frais professionnels et de leurs remboursements via les notes de frais.
Toutefois, on complètera le sujet pour préciser certains éléments avec deux articles sur la gestion des frais de déplacement dans la fonction publique et la gestion des frais dans les associations.
Les frais professionnels dans la fonction publique
Qui est concerné par les frais professionnels ?
Tout salarié peut être concerné par les frais professionnels au cours de son activité. Cependant, certains postes sont plus susceptibles que d’autres de produire des frais . Par exemple, les commerciaux, les techniciens ou les salariés ayant une activité nécessitant des interventions sur le terrain ou des déplacements fréquents engagent, plus fréquemment, des frais professionnels et souvent, aussi, plus conséquents.
Les frais professionnels touchent tous les types d’activité : les entreprises privées, la fonction publique et les associations.
Les différents types de frais
Le collaborateur peut engager différents types de frais professionnels, on distingue quatre grands types de frais :
- Les frais de déplacement
- Les frais de représentation
- Les frais kilométriques
- Les autres frais
Les frais de déplacement
Cette catégorie de frais comprend les frais de transports comme l’avion, le train ou l’ensemble des frais occasionnés par l’utilisation d’un véhicule personnel, mais aussi les frais d’hébergement et les frais de repas.
Les frais de représentation
Un salarié peut réaliser des dépenses dans un objectif commercial : il peut engager des frais dans le but d’améliorer l’image de la société auprès de ses clients, ses fournisseurs ou tout autre acteur en lien avec l’entreprise. On retrouve parmi ces frais les invitations, les réceptions et les cadeaux.
Les frais kilométriques
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour les besoins de son activité professionnelle, il peut déclarer des frais kilométriques. Cela lui permet de se faire indemniser des frais liés à l’usage de son véhicule. Le remboursement peut s’effectuer dans les limites des barèmes fixés par l’administration fiscale et revalorisés chaque année.
Voir le barème des indemnités kilométriques à jour
Les autres frais
On trouve dans ce type de frais les dépenses diverses telles que l’achat de matériel, d’équipement ou de vêtements (chaussures de sécurité par exemple).
La gestion des frais professionnels en entreprise
La politique de frais
Pour que le salarié soit conscient des règles de prise en charge des frais, il est important d’établir une politique de frais. Elle permet de fixer toutes les règles concernant les frais et leur remboursement, parfois différentes selon le poste du salarié : les types de dépenses remboursées, les plafonds, les barèmes, les forfaits, le moyen de remboursement, les délais à respecter, …
L’avantage d’une politique de frais est, qu’en plus de faciliter la gestion des frais professionnels, elle élimine les mauvaises pratiques (en limitant les natures des dépenses autorisées et leur montant).
La gestion de la trésorerie des salariés
Avances
Certaines organisations mettent en place un système d’avances, dans ce cas le salarié peut anticiper ses frais et peut faire une demande d’avance à son employeur. Les avances sur les frais professionnels sont valables pour les voyages mais aussi dans les missions quotidiennes du salarié. Cela permet au salarié de disposer de la somme au moment d’engager les frais, et donc de limiter (voire annuler) le temps d’attente du remboursement.
Comment fonctionnent les avances sur frais professionnels ?
Les cartes professionnelles
Les cartes affaires
Aussi appelées cartes business ou cartes corporate, les cartes affaires peuvent être une solution pour les salariés réalisant beaucoup de dépenses. Ces cartes de crédit, dont la cotisation est prise en charge par l’entreprise, sont affectées aux collaborateurs pour régler leurs frais professionnels. Ces cartes sont nominatives et chaque collaborateur possède la sienne.
Comment fonctionnent les cartes affaires ?
Les cartes achat
Souvent confiées au service achat ou au service chargé des réservations, les cartes achat sont utilisées pour les commandes sur Internet ou les réservations de voyage en entreprise. Une carte regroupe tous les achats ou commandes de l’entreprise : le service désigné l’utilise pour plusieurs collaborateurs.
Les cartes fournisseurs
Différente d’une carte de crédit classique, la carte fournisseur permet de régler des natures limitées de frais : par exemple des frais de véhicule (carburant, péages, parkings), elle est nominative et affectée aux salariés désignés.
La carte logée, elle, a un compte ancré chez le prestataire de services. C’est donc un lien triangulaire entre l’entreprise, la banque et le fournisseur : l’entreprise fait sa demande de prestation auprès du fournisseur (souvent des agences de voyage), celui-ci émet une demande de paiement auprès de la banque et une fois le paiement reçu, le fournisseur envoie la facture à l’entreprise.
Les services concernés utilisent la carte logée généralement pour des services liés aux déplacements : voyage, hôtellerie, location de véhicule.
Les modes de remboursement
Mis en place dans la politique de frais, le mode de remboursement est définissable par type de frais. Seuls les frais d’hébergement, de repas et les frais kilométriques peuvent être remboursés au forfait.
- Au forfait : l’entreprise alloue un montant fixe, dont le montant est plafonné par l’URSSAF, censé couvrir les dépenses du collaborateur. Il n’est pas nécessaire de présenter un justificatif mais le salarié se doit d’expliquer le bien fondé de la dépense.
- Au réel : l’entreprise rembourse les montants réellement engagés par le collaborateur, donc la présence d’un justificatif est obligatoire. Parfois, ces montants peuvent être plafonnés par la politique de frais de l’entreprise.
Organiser les déplacements professionnels permet d’optimiser les frais
Les différents types de déplacement
Pour une formation, un rendez-vous professionnel ou simplement l’exercice de son activité, le collaborateur peut être amené à se déplacer. On détermine plusieurs types de déplacements :
- Petit déplacement : Ne dépassant pas une journée de travail, le salarié peut regagner son domicile le soir.
- Grand déplacement : Le salarié ne peut pas regagner son domicile le soir, déplacement en métropole, outre-mer ou à l’étranger.
- Autre : Expatriation, détachement,…
Quels sont les différents types de déplacements professionnels ?
Ordre de mission
Un ordre de mission est un document officiel que l’employeur valide avant le déplacement du salarié. Cela permet au collaborateur de se déplacer, d’être couvert et de prouver la nature professionnelle du déplacement. Cet ordre de mission permet aussi au salarié de justifier la création d’une note de frais, et donc de se faire rembourser les frais qu’il aura engagés pendant cette mission.
L’ordre de mission et ses mentions obligatoires
Réservation de voyage en entreprise
Pour des grands déplacements, l’entreprise peut anticiper les dépenses du salarié voyageur, par exemple en réservant les transports et l’hébergement. Pour cela, elle peut passer par des agences spécialisées ou par un service interne, responsable des réservations. Ces réservations permettent à l’entreprise de sélectionner les moyens de transport et d’hébergement les plus avantageux. Elle réalise des économies en passant par des plateformes adaptées et de limite les dépenses du collaborateur.
Les frais professionnels à l’étranger
Parfois, les collaborateurs doivent se rendre à l’étranger. Or, avec les différentes devises, les langues étrangères et des dépenses plus importantes, il est parfois difficile de gérer ces notes de frais. Pour optimiser les dépenses, il est important d’anticiper ces déplacements et de réaliser certaines démarches en amont.
Comment gérer ses frais professionnels à l’international ?
La gestion des notes de frais
Lorsqu’un collaborateur, salarié ou mandataire social, engage des frais dans le cadre de son activité professionnelle, ceux-ci doivent lui être remboursés, mais cela implique un certain nombre de conditions :
- Les frais sont engagés dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise
- Ils sont de montants raisonnables et respecter la politique de frais de l’entreprise
- Le collaborateur justifie les frais réels par les facturettes ou factures correspondantes
Pour que le salarié puisse se faire rembourser, il doit établir une note de frais. Une note de frais est un document, papier ou numérique, produit généralement mensuellement où à la fin d’une mission. Le collaborateur y détaille ses frais, accompagnés de justificatifs pour prouver le bien fondé de ses dépenses.
Les notes de frais ne doivent présenter que des dépenses professionnelles légitimes. Les entreprises peuvent être contrôlées par différentes administrations (URSSAF ou fiscale) et subir un redressement en cas de non-respect de la législation.
Les justificatifs
Pour qu’un frais soit remboursé sur la base du montant réel, le collaborateur doit présenter un justificatif prouvant la validité de sa dépense.
Le justificatif de frais peut être un document papier ou numérique, et doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- Le fournisseur / vendeur
- La date
- La nature de la dépense
- Le montant payé et sa devise
- Eventuellement le montant de TVA
Une facture ou un ticket de caisse sont donc valables comme justificatifs. Attention, dès 2023, les commerces ne donneront plus le ticket de caisse automatiquement. Comment gérer la fin des tickets de caisse ?
La conservation de ces justificatifs est réglementée par L’URSSAF et l’administration fiscale: Combien de temps conserver ses justificatifs ?
La récupération de la TVA
Toutes les entreprises ne peuvent pas récupérer la TVA issue des notes de frais : tout dépend de la fonction de l’organisation. Par exemple, les organisations publiques ne sont pas soumises à la TVA.
Les entreprises pouvant récupérer la TVA doivent suivre les règles fiscales en fonction des natures de dépenses. Seuls les frais justifiés permettent la récupération de TVA.
Quelles sont les dépenses où la TVA est récupérable ?
Encadrement légal
De nombreuses règles encadrent la gestion des notes de frais. Ainsi, les contrôles par les organismes tels que l’URSSAF ou l’administration fiscale sont réguliers. Ils vérifient la validité des dépenses, la récupération de TVA et surveillent les avantages en nature.
C’est pourquoi la conservation des justificatifs de notes de frais, dématérialisés ou non, est obligatoire pour éviter un redressement.
Comment anticiper un contrôle de l’URSSAF ?
La dématérialisation des notes de frais
Le digital devient une solution évidente pour les entreprises qui doivent s’adapter aux nouvelles réglementations et optimiser leurs processus.
Un logiciel de gestion des notes de frais permet de gagner du temps et de faire des économies. De plus, il facilite le travail : saisie chez l’utilisateur, contrôle pour les managers, vérification pour les services RH ou Finances. Pour plus de rapidité, il propose un export direct vers les logiciels comptables de l’entreprise.
Quels sont les atouts de la dématérialisation des notes de frais ?
Comment passer au zéro papier ?
Les plafonds et barèmes des frais professionnels
Les organismes gouvernementaux et sociaux fixent chaque année des barèmes et plafonds pour encadrer les frais professionnels. Les entreprises peuvent adapter leur politique de frais sur ceux-ci. Ces barèmes et plafonds existent dans la fonction publique et dans le secteur privé.