Comment gérer ses notes de frais ?

Beaucoup de personnes se questionnent sur la gestion des notes de frais. Vous aurez dans cette article toutes les réponses à vos questions.

Quelle est l’utilité d’une note de frais ?

Un professionnel ou un bénévole peut être amené à payer des frais dans le cadre de son activité. C’est notamment le cas de ceux qui sont régulièrement en déplacement pour suivre une formation, une réunion ou bien un déplacement entre deux sites.

Le salarié peut avancer plusieurs types de frais :

• Les frais de transport dont les frais kilométriques
• L’hébergement
• Les repas
• Les frais de réception
• Achat de petit matériel

Par conséquent, par les notes de frais, le salarié avance la dépense et son employeur le remboursera.

Qui est concerné ?

Tous les professionnels sont concernés par l’utilisation des notes de frais, soit l’ensemble des salariés, qu’ils soient cadres ou non ainsi que les dirigeants et bénévoles.

Toutes les organisations sont également concernées : à la fois les organisations du secteur public, celles du privé et les associations.

• Les sociétés privées
  • Les commerçants et artisans
  • Les sociétés telles que les SA, SARL, etc.
  • Les coopératives
  • Les mutuelles

• La fonction publique
  • La fonction publique de l’Etat
  • Les chambres consulaires
    • Les CCI (Chambres de Commerces et d’Industrie)
    • Les CMA (Chambres des Métiers et de l’Artisanat)
    • Les CA (Chambres d’Agriculture)
  • La fonction publique territoriale
  • La fonction publique hospitalière

Les différentes parties de chaque organisation peuvent donc effectuer des notes de frais. Elles doivent produire un document papier ou numérique qui représente une note de frais ou un état de frais généralement associé à un ordre de mission dans la fonction publique.

Notes de frais : définition

Une note de frais est un document papier ou numérique qui permet aux salariés d’obtenir un ensemble de remboursements par son employeur pour des dépenses professionnelles réalisées dans l’intérêt de l’activité de l’entreprise.

Les notes de frais couvrent seulement les dépenses professionnelles légitimes car en effet, les entreprises peuvent être soumises à des contrôles de l’administration (URSSAF ou fiscale) et à un redressement en cas de non-respect de la procédure.

Les dépenses doivent être :

• Engagées pour les besoins de l’activité professionnelle du salarié
• De montants « raisonnables » c’est-à-dire qui respectent la politique de frais de l’entreprise et de plafonnement
• Justifiées grâce aux factures ou facturettes correspondantes

Tout cela dépend des besoins de l’entreprise. Donc, la note de frais est un document rempli à la main ou à l’informatique (fichier PDF, tableur Excel, …). Il est important que toutes les entreprises structurent précisément leur organisation et leur politique de frais interne afin de former et expliquer à leurs équipes les règles internes à l’organisation comme le plafonnement de certaines dépenses et celles relatives à la loi.

D’autres documents peuvent être nécessaire à la gestion des notes de frais.

Les modèles de remboursements applicables

Les organisations privées peuvent décider des règles appliquées aux remboursements des frais c’est-à-dire mettre en place une politique de frais. Les organisations publiques sont soumises à des décrets qu’elles doivent respecter.

Il y a deux façons de rembourser les frais :

1. Le remboursement au réel ou sur la base du réel

En fonction de la politique de frais de l’entreprise, l’employeur peut être amené à rembourser l’intégralité des frais avancés par le salarié ou seulement une partie si la politique de frais plafonne le remboursement. Le salarié s’engage à avancer l’intégralité des dépenses sans connaître le montant exact à l’avance. Le remboursement se réalise à partir du moment où la note de frais est validée et conforme aux règles de dépenses internes à l’entreprise. Le salarié doit donc obligatoirement fournir ses justificatifs.

Lorsqu’un salarié souhaite se faire rembourser, il y a des mentions à respecter dans une note de frais :

• Le justificatif
• L’objet de la dépense
• La date
• Dans certains cas, le montant HT et celui de la TVA
• Le montant TTC

2. Le remboursement forfaitaire

L’entreprise peut procéder au remboursement sous forme d’allocations forfaitaires. Les salariés reçoivent une allocation d’un montant précis et s’il le dépasse, ils ne seront pas remboursés intégralement.

Le remboursement forfaitaire permet d’éviter la gestion quotidienne des notes de frais et d’anticiper au mieux le budget lié aux déplacements et est encadré par l’URSSAF. Les salariés n’ont pas besoin de conserver les justificatifs des notes de frais mais l’employeur doit notifier les raisons et les circonstances des dépenses.

En général, les entreprises traitent les différents frais de façon mensuelle. Certaines le font de façon hebdomadaire : tout dépend du nombre de frais. Il est également possible d’effectuer des ordres de missions, temporaires ou permanents.

Les différents types de frais

Les notes de frais contiennent différents types de dépenses.

D’un côté, on relève les dépenses de type frais de repas (restaurant avec un client, un fournisseur). Egalement les

frais engagés pour le transport : l’essence avec un véhicule de fonction, les transports en commun, le taxi. Enfin, il existe les frais d’hébergement comme les hôtels et les frais de réception (invitation, location de salle, etc.)

De l’autre côté, on a les frais kilométriques qui permettent aux salariés l’obtention d’indemnités kilométriques lorsqu’ils utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces indemnités sont soumises à un barème kilométrique qui évolue tous les ans.

Les obligations liées aux notes de frais

Lorsqu’un professionnel conçoit des notes de frais, il a des obligations à respecter.

Le salarié doit produire ses notes de frais dans un délai raisonnable défini par l’employeur. Si l’employé ne respecte pas le délai, l’employeur peut refuser le remboursement.

L’employeur a l’obligation de rembourser les frais professionnels justifiés et conformes à sa politique interne. S’il refuse, l’employé peut saisir le Conseil de Prud’hommes.

Récupération de TVA sur notes de frais

Toutes les entreprises ne peuvent pas récupérer la TVA issue des notes de frais. Tout dépend de la fonction de l’organisation. Par exemple, les organisations publiques ne sont pas soumises au remboursement de la TVA.

Les entreprises qui peuvent récupérer la TVA sont soumises à des règles de récupération puisque selon certaines dépenses, la TVA varie. Par exemple, les frais kilométriques, les frais de transport et les frais d’hébergement d’hôtels ne permettent pas aux entreprises de récupérer la TVA. En revanche, les entreprises peuvent récupérer la TVA à hauteur de 100% sur les frais de réception à condition de présenter un justificatif avec le montant de la TVA mentionnée.

La TVA n’est récupérable que pour le modèle de remboursement au réel.

Dématérialisation des notes de frais : le logiciel « Notys NdF »

Un logiciel de notes de frais permet l’automatisation de ces dernières. Cela simplifiera la gestion des notes de frais que ce soit pour les salariés utilisateurs ou même les Ressources Humaines et les comptables.

Pour limiter le nombre de fraudes dans votre entreprise, utilisez une plateforme dématérialisée comme Notys NDF.

Pour établir une note de frais avec le logiciel Notys il vous suffit d’effectuer un scan de votre justificatif de frais. Le logiciel extraira lui-même la date, le montant, la TVA et le type de dépense.

Notys permet l’archivage à valeur probante : vous n’avez plus besoin de conserver vos justificatifs papiers ! Après validation de vos justificatifs, vos notes de frais basculent directement vers le logiciel comptable de votre entreprise et le logiciel stocke vos justificatifs en sécurité. Vous avez la possibilité de gérer la saisie de vos notes de frais via smartphone et ordinateurs grâce aux interfaces adaptées.