Carte Bancaire et notes de frais

Pour les salariés amenés à se déplacer régulièrement, le montant mensuel des dépenses professionnelles peut s’avérer relativement important, parfois même supérieur à leur salaire ! Différentes stratégies peuvent être mises en place pour gérer le remboursement de ces frais : avances, remboursements fréquents ou encore l’utilisation d’une carte bancaire professionnelle. Eclairage sur les avantages de cette solution.

Les cartes bancaires adaptées aux entreprises

Les cartes bancaires professionnelles destinées aux entreprises, souvent appelées cartes affaires (parfois cartes corporate ou cartes business), sont des cartes de crédit souscrites par l’entreprise et confiées aux salariés pour régler leurs dépenses professionnelles. Il existe deux grands types de cartes affaires : les cartes à débit « entreprise » et les cartes à débit « salarié ».

Les cartes à débit entreprises

elles débitent directement sur un compte de l’entreprise, elles sont souvent attribuées aux dirigeants de l’entreprise ou parfois à certains postes particuliers comme le service des achats ou le service en charge des réservations de voyages. A noter que dans ce dernier cas, les cartes logées ou cartes achats (carte de paiement d’entreprise déposée au sein de son agence de voyages pour tous paiements, ou compte de facturation centralisé), solutions alternatives proposées par les banques, sont plus adaptées.

Les cartes à débit salariés 

Elles sont également souscrites par l’entreprise auprès de l’une de ses banques, mais elles sont nominatives et directement rattachées à un compte bancaire appartenant au salarié.

Les avantages de ce type de carte sont multiples :

• tout d’abord, un débit différé peut-être négocié dans le contrat avec la banque (en fonction de l’organisation de l’entreprise vis-à-vis du remboursement des notes de frais, le délai peut s’étaler entre le dernier jour du mois N jusqu’à la fin du mois N+2), le but étant de permettre l’établissement, la gestion et le remboursement de la note de frais avant le débit sur le compte du salarié.
• Ensuite, la société peut ne pas être caution des dépenses engagées par le collaborateur. Ainsi, un frais payé avec la carte peut être refusé, par exemple dans le cas d’une dépense personnelle, ou remboursé partiellement dans le cas d’un dépassement de la politique de frais.
• Enfin, le retrait d’espèces peut ne pas être directement remboursé. A noter que le compte de rattachement de la carte peut être dans un organisme bancaire différent de celui de la société.

Les avantages d’une carte bancaire professionnelle pour la gestion des frais de déplacement

Les cartes affaires éliminent la nécessité de recourir aux avances permanentes voire aux avances ponctuelles. Le débit différé de ces cartes de crédit permet un traitement mensuel unique simplifiant l’organisation et la gestion comptable, sans pénaliser financièrement ni les collaborateurs, ni l’entreprise.

En outre, les banques offrent la possibilité, pour les entreprises ou pour les porteurs de cartes, de télécharger un relevé électronique des transactions. Automatiquement intégré dans un logiciel de gestion des notes de frais, il simplifie et sécurise l’établissement de la note de frais. 90% des informations peuvent être pré-saisies correctement : dates, lieux, montants, taux de change et commissions bancaires etc…

Les cartes à débit « salarié » sont à privilégier, elles responsabilisent mieux les collaborateurs et garantissent le respect de la politique de frais, les délais de transmission des justificatifs.

Il est important de comparer les offres financières des différentes banques en fonction des services proposés en particulier :

• la garantie de l’entreprise vis-à-vis des dépenses engagées
• le différé de paiement
• la possibilité de « paramétrage » des cartes (plafonds, dépenses interdites, …)
• la possibilité de récupération des relevés numériques et d’intégration dans le logiciel de gestion de notes de frais

Retour d’expérience de notre client Delta Dore

Frédéric Paris, contrôleur de gestion de DELTA DORE, nous explique les raisons de son choix de l’outil Notys gestion des notes de frais.

« Afin d’harmoniser la gestion des notes de frais de notre entreprise, nous avons souhaité mettre en œuvre un outil de gestion des notes de frais. Les avantages se font nombreux : depuis que chaque salarié dispose d’une carte bancaire professionnelle , les relevés arrivent directement sur Notys, les utilisateurs ont juste à cocher les dépenses concernées. L’intégration automatique des relevés dans Notys nous fait gagner beaucoup de temps. La productivité a fortement augmenté, j’estime que le temps de traitement d’une note de frais est divisé par 3. »
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