Quels sont les atouts de la dématérialisation des notes de frais ?

Aujourd’hui, le digital est au cœur des entreprises. En effet, le papier est de moins en moins populaire et il est souvent remplacé par des logiciels en entreprise. Mais quels sont les bénéfices de la dématérialisation des notes de frais ?

Pour l’utilisateur qui saisit les notes de frais

Pour les utilisateurs des logiciels en entreprise, ils gagnent énormément de temps. Par exemple, pour un logiciel de notes de frais comme Notys NDF, l’utilisateur prend moins de temps à réaliser sa note de frais puisqu’il doit seulement prendre ses justificatifs de frais en photo via son smartphone. Plus besoin de créer sa note de frais papier et d’y passer des heures !

Avec le logiciel Notys, le téléchargement est direct à partir de la photo et est envoyé au manager.

Pour l’utilisateur, c’est un gain de temps et donc de productivité.

Pour le manager qui valide la saisie

Le manager possède la fonction de contrôleur. En effet, il vérifie simplement si les notes de frais de ses salariés sont valides et si elles sont cohérentes.

Avec un logiciel de notes de frais, le manager valide les notes de frais beaucoup plus facilement car il n’y a pas de passation papier. En un clic, la note de frais est valide, ou non !

Pour le gestionnaire qui contrôle

En général, la personne chargée de la gestion des frais en entreprise est une personne des Ressources Humaines ou un Comptable.

Un logiciel de notes de frais permet l’automatisation de la politique de frais de l’entreprise. Avec Notys, vous avez la possibilité de rentrer des paramétrages dans le logiciel en fonction de vos critères. Lorsque les salariés de votre entreprise saisissent leurs notes de frais, des contrôles automatiques sont fait afin de respecter la politique de frais de l’entreprise. De plus, grâce à la possibilité de scanner et de prendre en photo les justificatifs de frais, les informations importantes sont directement reportées dans le logiciel en fonction de votre paramétrage. Par exemple, Notys ressort directement la TVA.

Enfin, les logiciels de notes de frais permettent une intégration de la comptabilité sans ressaisie avec un archivage à valeur probante car le stockage papier n’est plus nécessaire !

Les entreprises ont donc beaucoup à gagner dans cette passation : un gain de temps, d’argent, de productivité, de sécurité, de qualité et d’efficacité !