5 bonnes raisons d’adopter un logiciel de gestion des frais de déplacements

Les déplacements professionnels sont la cause de perte de temps dans leur préparation ou dans le traitement administratif. Comment optimiser le traitement des frais de déplacements ? Voici 5 arguments pour adopter un logiciel de gestion des notes de frais dans votre entreprise ! Réduisez le temps de traitement des frais de déplacements et contribuez à la satisfaction des collaborateurs.

Gagner du temps grâce au logiciel

La gestion administrative des notes de frais occupe une place importante dans l’entreprise. Elle mobilise généralement un nombre restreint de personnes, voire une seule, sur des tâches chronophages et fastidieuses. La mise en place d’un logiciel de gestion de frais offre rapidement un gain de temps considérable  :

• contrôle de la saisie des utilisateurs avec des totaux fiables. Il en est de même pour les calculs de TVA.
• facilitation de la vérification des justificatifs, d’autant plus si le format est numérique et joint à la note de frais.
• l’enregistrement en comptabilité devient une simple formalité. En effet, le logiciel paramètre les éléments constituant les écritures comptables et il les assemble de manière fiable en quelques secondes.

De plus, les entreprises passant par une solution de gestion des frais optimisent le temps de ressaisie dans les interfaces bancaires. On estime les gains de temps cumulés à environ 60%.

Rationaliser le processus des notes de frais

Le processus manuel de gestion et de remboursement peut engendrer des frustrations. Par exemple lors de la saisie des formulaires et lors de la transmission des documents.

La mise en place d’une solution automatisée va inciter l’organisation à repenser ses modes de fonctionnement. En effet, elle va revoir la répartition des rôles et la formalisation des différents processus de remboursements. Une fois la mise en place effectuée, l’automatisation permettra la fluidité des mécanismes.

• Simplification de la saisie en temps réel sans contrainte de lieu avec la dématérialisation du justificatif.
• Automatisation du workflow avec une alerte mail pour les utilisateurs.
• Définition des rôles de chacun : du contrôle de la pertinence des frais par les managers à la vérification des règles légales par les comptables ou les ressources humaines.
• Prise en charge des documents et avancement du statut au bénéficiaire ou au gestionnaire de frais.

Pour les utilisateurs, cette rationalisation du processus clarifie et simplifie la tâche rébarbative et contraignante. L’utilisation d’un outil permet également de faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs aux processus administratifs.

Appliquer une véritable politique de frais

Une politique de frais est un ensemble de règles, constitué de forfaits, de plafonds, de barèmes applicables aux différents utilisateurs selon la nature des frais engagés.

Les entreprises, administrations ou associations disposent de politiques de frais selon leurs historiques ou leur style de management.

On conseille aux entreprise de mettre une politique de frais en place avant le logiciel. En effet, un outil ne se configure pas sans politique de frais. La méconnaissance des salariés, des managers, le manque de temps ou la complexité des vérifications associées peuvent être des freins.

Un outil de gestion des notes de frais permet d’automatiser 99% de la politique de frais. Une solution de gestion de notes de frais pourra offrir aux managers la possibilité d’accorder des écarts sur certains frais.

Minimiser les erreurs et les tentatives de fraude

Le paramétrage de l’outil de gestion des notes de frais va minimiser les erreurs ou les oublis de saisie. En effet, il va préciser les informations indispensables pour le traitement et le remboursement des frais engagés. Ainsi, le système peut directement les déduire en fonction de l’utilisateur ou pendant la saisie.

Le logiciel intègre automatiquement tous les éléments calculables. Par exemple le nombre de kilomètres parcourus, le pourcentage de TVA, le nombre de tickets restaurants,… De même, il calcule automatiquement les montants à rembourser en fonction du paramétrage choisi par l’entreprise.

En plus des automatisations apportant un confort à l’utilisateur et au gestionnaire de frais, le logiciel bloque ou met en évidence certaines tentatives de fraudes. (double remboursement de frais, remboursement de frais effectués lors d’un week-end ou lors de congés,…)

Analyser les notes de frais

Le logiciel de gestion des frais permet d’analyser les dépenses réelles des collaborateurs. Alors, l’objectif est de simplifier la politique de frais voire de l’améliorer.

• remboursement de frais kilométrique
• utilisation de véhicules de location
• remboursement de frais de repas au montant réel ou au forfait
• …

L’analyse des dépenses comprend des statistiques précises et détaillées des frais de déplacements. Ainsi, elle orientera les choix stratégiques concernant la politique de frais de l’entreprise. Ce budget est parmi les plus gros postes de coûts des organisations derrière les salaires. Il est important que chaque intervenant ait une vision globale des dépenses engagées :

• Le voyageur connaîtra les montants de ses dépenses professionnelles
• Le manager disposera d’un tableau de bord pour maitriser ses budgets
• Le comptable disposera d’informations permettant de provisionner les futurs remboursements
• Le contrôleur de gestion aura les indicateurs et sera autonome pour mieux contrôler les dépenses

Faire appel à un expert

Ces 5 points ne sont pas exhaustifs pour la mise en place d’un outil de gestion des frais professionnels. Cependant ils justifient à eux seuls cette automatisation. Par ailleurs, pour mieux gérer les frais professionnels, il convient de prendre du recul sur sa gestion. On vous conseille l’accompagnement d’un expert lors du déploiement de votre solution pour améliorer vos pratiques.