Dématérialisation des notes de frais

Webinar : Notes de frais, il est temps d’adopter le zéro papier !

Voici un bref récapitulatif du webinar du 10 mai 2022 organisé en live sur LinkedIn sur le sujet « Notes de frais : il est temps d’adopter le zéro papier« . Nous allons vous présenter les règles et les bienfaits de la dématérialisation des notes de frais.

Peut-on complètement abandonner le papier ?

Aujourd’hui, il est possible d’abandonner le papier. En effet un arrêté a été promulgué par l’administration fiscale en 2017 dans ce sens. Néanmoins, les notes de frais sont également soumises au contrôle de l’URSSAF et c’est seulement en 2019 qu’un second arrêté de cette dernière a rendu l’abandon du papier possible. Dès le 1^er juillet 2019, les entreprises ont donc eu la possibilité d’abandonner totalement le papier.

En revanche, il faut conserver l’ensemble des justificatifs papiers des notes de frais précédent la date du 1^er juillet 2019. Dès 2019, il a été possible de dématérialiser ses notes de frais sous certaines règles et précautions.

Quelles sont les règles à respecter pour la dématérialisation totale des justificatifs ?

Pour dématérialiser totalement ses justificatifs, il faut respecter un certain nombre de règles et de contraintes définies dans l’arrêt de 2017, sachant que celui de 2019 le reprend mot pour mot. D’un côté, pour la partie numérisation, il faut pouvoir avoir une traçabilité des justificatifs de frais. De l’autre côté, pour la partie conservation, il faut pouvoir prouver qu’il n’y a pas altération du document. De plus, ce même document doit être obligatoirement au format PDF. Comme pour les justificatifs papiers, il faut conserver les documents pendant 10 ans.

Le zéro papier amène-t-il d’autres contraintes ?

La principale contrainte pour les entreprises est la digitalisation : passer d’un document papier vers un document numérique. Il faut essayer de récupérer les justificatifs originaux numériques et avoir en PDF les factures d’hôtel, de SNCF en les mettant dans l’outil. Pour les frais de taxis et de repas, il faut numériser les justificatifs papiers en utilisant un smartphone ou un scanner d’entreprise.

La dématérialisation des notes de frais n’entrainerait-elle pas la fraude interne ?

La dématérialisation des notes de frais ne limite pas réellement les fraudes. En effet, il est plus facile de créer un faux justificatif numérique. Avec un outil dédié à la dématérialisation des notes de frais, un même document scanné ne peut pas être repris en compte. Il n’est pas possible de déclarer plusieurs fois le même repas. C’est donc l’outil utilisé par l’entreprise qui va mettre en place des contrôles pour reconnaître les contrefaçons. Cela permet la limitation des fraudes en internes.

Qu’en est-il de la loi à venir sur la disparition des justificatifs ?

La loi change très rapidement ce qui complique la compréhension des dispositions mises en place. Selon la loi de 2020 anti-gaspillage, les commerçants ne seront plus contraints de soumettre leurs justificatifs papiers dès le 1^er janvier 2023. Il faut néanmoins pouvoir fournir les justificatifs papiers à la demande du client.