Contrôle de l'URSSAF et notes de frais

Beaucoup d’entreprises sont inquiètes à l’idée d’un contrôle URSSAF. Voici dans cette article les erreurs à éviter en cas de contrôle.

URSSAF : définition

L’URSSAF est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. C’est un organisme gouvernemental chargé de collecter les cotisations et contributions prévues au financement de la Sécurité Sociale.

Elle permet à tous les assurés de bénéficier des prestations dont ils ont besoin : remboursement de soins médicaux, indemnités d’arrêt maladie ou de congé maternité, retraites et allocations familiales.

Qu’est-ce qu’un contrôle de l’URSSAF ?

Il peut y avoir des erreurs ou des fraudes dans les déclarations des entreprises. C’est pour cela que l’URSSAF prend la décision de contrôler les entreprises.

En effet, l’organisme collecte les cotisations sociales des entreprises. Il doit donc vérifier que les entreprises respectent :

• La réglementation administrative
• Les règles de calculs et de versements des cotisations

Durant ce contrôle, l’URSSAF va pouvoir vérifier l’ensemble des notes de frais de l’entreprise mais aussi les salaires ou les contrats de travail par exemple.

Néanmoins, même si, en général, les notes de frais ne sont pas soumises à la cotisation, l’URSSAF s’assure de leur validité en tant que dépenses professionnelles et non en tant que dépenses personnelles ou avantages en nature.

Il est donc indispensable de prendre en compte les règles de l’URSSAF dans la gestion de ses notes de frais.

Qui est susceptible d’être contrôlé par l’URSSAF ?

Les entités susceptibles d’être contrôlé sont les suivantes :

• Les entreprises privées
• Les administrations et collectivités territoriales
• Les associations employant des salariés
• Les travailleurs indépendants
• Les professionnels de santé
• Les particuliers employeurs
• …

Dans quels cas un contrôle a-t-il lieu ?

Généralement, l’URSSAF peut contrôler un professionnel tous les 3 ans.

Néanmoins, l’organisme est parfois amenée à contrôler une entreprise lorsqu’elle remarque des anomalies dans les déclarations sociales d’une entreprise ou bien lorsqu’un collaborateur dénonce son entreprise auprès de l’URSSAF.

Il n’y a pas de règles, l’URSSAF peut effectuer un contrôle dès qu’elle le souhaite, d’où l’importance d’être rigoureux dans le contrôle et la validation de ses notes de frais.

Comment se déroule un contrôle ?

De manière générale, les contrôles ont lieu dans les locaux de l’entreprise contrôlée pour celles de plus de 11 salariés. Pour les entreprises plus petites, les contrôles peuvent directement avoir lieu dans les locaux de l’URSSAF.

Lors du contrôle, les agents de l’URSSAF demandent un accès à certaines informations au format papier ou numérique, comme les notes de frais accompagnées de leurs justificatifs. Ils ont également la possibilité d’exiger la rencontre avec un salarié s’ils en voient l’utilité.

Qu’est ce qu’un redressement de l’URSSAF ?

Un redressement par l’URSSAF peut avoir lieu suite au contrôle. Il est appliqué si l’inspecteur observe la nécessité de régulariser des cotisations et/ou contributions en faveur des organismes chargés du recouvrement.

Vous pouvez vous faire redresser par l’URSSAF si :

• Inexactitude ou non-conformité des déclarations
• Comptabilité insuffisante
• Manque de coopération pendant le contrôle
• …

Éviter le redressement de l’URSSAF : nos conseils

Pour éviter le redressement de l’URSSAF, voici nos conseils :

• Mettre en place un politique de frais qui suit les règles de l’URSSAF
• Contrôler les notes de frais de ses collaborateurs
• Tout faire pour limiter la fraude
• Conserver les notes de frais et leurs justificatifs
• S’assurer que les notes de frais ne sont pas une prime ou un complément de salaire

Pour en savoir plus sur la conservation des notes de frais, découvrez notre article sur les justificatifs de notes de frais.