Témoignage de Vranken Pommery Monopole

Le groupe Vranken-Pommery Monopole a été fondé en 1976 par Paul-François Vranken. Grâce à la vision d’un homme et à sa passion pour le génie français du vin, notre groupe s’est constitué au fil des années, une collection de vignobles d’exception de plus de 2 500 hectares, en Champagne, en Méditerranée et dans la région du Douro. il s’impose aussi comme le 1er producteur des Vins Rosés dans le monde, grâce aux précieux nectars produits. Depuis 2 ans, Vranken Pommery utilise Notys pour gérer ses 100 notes de frais par mois en moyenne. Renaud HANQUIEZ, chef de projet, nous raconte leur expérience.

« Nous répondons rarement aux sollicitations de témoignages. Si nous le faisons pour Notys, c’est pour vous remercier du très bon service dont nous avons bénéficié. » Renaud HANQUIEZ, chef de projet.

Problématique initiale

En 2011, l’entreprise Vranken Pommery décide de changer de solution globale de gestion des notes de frais pour l’entreprise. « Les notes de frais n’étaient plus prises en charge, il fallait trouver une solution compatible rapidement, nous ne pouvions pas rester sans logiciel de gestion de notes de frais, l’entreprise a dû faire preuve de réactivité. Nous voulions une solution globale pour nos commerciaux itinérants. » explique Monsieur HANQUIEZ.

Choix Notys

« Nous avons donc commencé par faire une étude comparative. Suite à celle-ci, nous avons fait venir plusieurs concurrents. Et nous avons choisi Notys ». Vranken Pommery voulait un logiciel compatible avec leur nouvel ERP qui gère toutes les activités autour de l’entreprise. « Ce fut l’une des raisons de notre choix ; Notys permet d’attaquer directement la base de données. » raconte Renaud HANQUIEZ. Mais l’analyse ne s’est pas arrêtée au niveau fonctionnel. La décision fut réfléchie.  « Au niveau technique, nous avons creusé les technologies employées. « Nous avons organisé un comité de direction de projet en associant les utilisateurs. En effet, nous avons fait un premier tri regroupant tous les aspects techniques, et nous avons sélectionné deux produits. Le comité a validé que les besoins étaient bien remplis. Et comme, au niveau fonctionnel c’était la même chose, c’est le niveau technique qui a tranché. » 

Notys était la solution la plus cohérente. De plus, l’aspect multi-canal était un véritable atout, nous voulions un outil multi-support accessible sur pc, Ipad, ou smartphone. C’était primordial pour nous. »

Mise en place du projet

 Une fois la décision prise, le paramétrage devait se faire rapidement. Renaud HANQUIEZ souligne « nous avons une méthode de fonctionnement particulière avec des workflows complexes. L’équipe Notys a été réactive et à l’écoute avec une très bonne capacité d’analyse. » L’installation du produit a suivi trois étapes qui se sont déroulées de manière efficace : « Il y a eu une première approche où le produit nous a été présenté de manière générale et ensuite de manière plus pointue. Nous avons fourni des données et il y a eu l’étape de paramétrage. Nous avions des délais très tendus, et ça s’est très bien passé. »

Aujourd’hui, les collaborateurs reconnaissent de nombreux avantages au produit : « le fait que le produit soit multi-plateformes avec une connexion possible, on peut aussi récupérer les comptes utilisateurs sans avoir à gérer d’autres mots de passe et nous pouvons intégrer des relevés cartes affaires, c’est très positif . »

Utilisation et bilan du logiciel Notys

Installé depuis deux ans, « nous utilisons Notys sous pc avec différentes versions de Windows et différents navigateurs. Ensuite les commerciaux l’utilisent sur Ipad.» L’avantage réside dans le fait que les commerciaux sont totalement autonomes. « Les commerciaux peuvent le faire de chez eux, le soir, ils ont juste besoin d’un navigateur web. »

Evolution et bilan global 

« Nous faisons appel de temps en temps à l’assistance, j’ai souvent eu la même personne qui connaît notre dossier, les réponses sont donc précises et rapides. Si nos questions sont trop pointues et que la personne n’a pas directement la réponse, elle nous rappelle après.  Je n’ai jamais eu de souci. Dans 100% des cas, l’équipe Notys a répondu à notre demande. Les versions s’adaptent à notre demande. L’intégration automatique des notes de frais a été une grande avancée. Le fait que ce soit accessible depuis le web est vraiment mieux. »