Gestion des Notes de Frais avec Notys au GTHP

Témoignage du Groupement Technique des Hippodromes Parisiens (GTHP)

Interview de Nathalie Bastide, responsable de la comptabilité et de la gestion du GTHP

Le GTHP, association assurant la mise à disposition de personnel et de moyens techniques sur les hippodromes, a choisi de mettre en œuvre la solution Notys pour optimiser la gestion des notes de frais de tout son personnel. Les objectifs étaient très clairs : faciliter le processus de traitement des notes de frais, sécuriser le transfert d’informations et simplifier la saisie pour les utilisateurs.

Fondé en 1983, le GTHP gère tout le personnel des hippodromes de France. Inscrites en étroite collaboration avec les Sociétés de Courses, les missions de cette association couvrent aussi bien la prise en charge du public, la responsabilité technique que la captation des images de courses. Plus de 50 métiers participent à l’organisation d’une journée de course.

« Notre personnel se déplace partout, sur Paris et la Province. Ce sont des gens qui dorment à l’hôtel, qui déjeunent, qui dînent, qui dépensent de l’argent et qu’il faut rembourser. » indique Nathalie Bastide.

Une solution pour la gestion des notes de frais aussi facile d’utilisation que fiable !

Ses missions amènent le GTHP à engager du personnel, pouvant s’avérer peu à l’aise avec l’informatique, pour quelques jours uniquement. L’association recherchait une solution ergonomique et intuitive pour les utilisateurs.

« Il fallait vraiment une solution qui soit facile d’utilisation parce que nous avons des intermittents du spectacle qui travaillent pour nous seulement quelques jours dans l’année. Il faut qu’ils puissent utiliser la solution facilement sans se poser de questions. », explique Nathalie Bastide. 

L’objectif était également de faciliter la comptabilisation des notes de frais avec une solution fiable et automatisée.

« Ce que je souhaitais aussi, c’était un logiciel qui justement m’indique que c’est bien rempli, c’est bien payé, c’est bien comptabilisé et pour lequel je n’ai pas d’intervention manuelle à faire. » complète Nathalie Bastide.

Les avantages de la disponibilité en mode SaaS 

La solution de gestion des Notes de frais Notys a été retenue pour sa simplicité d’utilisation et l’optimisation de tout le processus de traitement des Notes de frais, mais pas uniquement ! Les nombreux avantages du mode SaaS ont également influencé le choix comme le mentionne Nathalie Bastide.

« Notys a aussi été choisie parce qu’il y avait un mode SaaS, cela veut dire un investissement de départ moins important et un coût pour notre service informatique plus faible, ce qui permet de gagner du temps pour eux et de l’argent pour nous. »

Suppression du papier, sécurité de l’information, fluidité et transparence des workflows… des bénéfices pour tous !

Par sa simplicité d’utilisation, la mise en œuvre de la solution Notys Note de frais facilite aussi bien la vie des salariés que des gestionnaires.

« Je pense que tout le monde y a gagné. Nous, en utilisation, puisque maintenant nous savons exactement par qui et à quel moment la note de frais peut être validée, (…) et puis surtout nous sommes sûrs de la TVA qu’on déclare. Cela nous a apporté une sécurité de l’information qui est non-négligeable. »  explique Nathalie Bastide.

L’automatisation du workflow a permis de supprimer le papier et les envois postaux tout en gagnant en transparence et fiabilité.

« Avant nous mettions parfois près d’un mois pour rembourser les notes de frais, maintenant en moins d’une semaine, c’est passé par les chefs de service, c’est arrivé en comptabilité et ça a été réglé. » Le risque d’erreur est également fortement réduit car les données sont remontées automatiquement en comptabilité.

En 2021, le GTHP souhaitait aller plus loin dans sa démarche de dématérialisation en mettant à disposition des salariés la version mobile de traitement des notes de frais, qui permet l’envoi des tickets facilement via leur smartphone. Cette solution est désormais en service avec la reconnaissance automatique des informations présentes sur les tickets (OCR/LAD) et l’archivage à valeur probante de ces mêmes tickets numérisés pour encore plus de confort d’utilisation et de temps gagné !