Témoignage de Clairsienne

Le témoignage de Clairsienne avec Notys Notes de Frais

Implanté depuis 1950 à Bordeaux, Clairsienne est un grand gestionnaire immobilier membre de l’Union Sociale pour l’Habitat (U.S.H). Clairsienne met à profit tant les moyens internes que externes pour créer des environnements urbains agréables à ses clients. Comptabilisant 100 utilisateurs, elle génère en moyenne 50 notes de frais par mois. Vente, aménagement location, polyvalente l’entreprise est fidèle depuis 4 ans à Notys.
Damien Granger, responsable Ressources Humaines, nous raconte leur expérience.

Problématique initiale de Clairsienne :

En 2009, Clairsienne réfléchissait à une coordination des déplacements professionnels. L’outil Excel montrant ses limites avec l’évolution de l’entreprise : il fallait un logiciel commun.  « Auparavant, chaque salarié avait en charge son fichier Excel pour réaliser ses demandes de remboursements de frais. Il y avait beaucoup de disparités sur les fichiers Excel et de nombreuses spécificités sont apparues. A partir de là, nous nous sommes confrontés à la difficulté de la mise en application de la règle de calcul. »  souligne Damien Granger.

Ce dernier explique : « Nous voulions un logiciel commun sur lequel nous pouvions intervenir directement notamment au niveau des barèmes kilométriques. Mais l’intérêt résidait aussi dans la création d’une interface pour intégrer le montant des frais directement en paie sans avoir à tout ressaisir »

« L’équipe Notys s’est adaptée à notre demande. Il y a eu une personnalisation du produit. »  – Damien Granger, RH

Choix Notys :

Clairsienne a d’abord sélectionné 3 logiciels qui semblaient le mieux répondre à leurs besoins. Le critère déterminant fut la personnalisation du produit. Mais c’est le paramétrage et la simplicité de l’interface NOTYS qui a totalement séduit l’équipe de Clairsienne.

« Nous nous sommes tournés vers NOTYS car l’interface utilisateur était la plus simple parmi les trois propositions.  De plus, une des sociétés du groupe qui avait déjà fait le choix de Notys et l’avait déjà installé. Nous avions donc un premier retour très positif du logiciel grâce à Logevie. »

Mise en place du projet :

La mise en place du logiciel s’est ensuite fait très rapidement. « la simplicité de NOTYS ne requiert pas forcément de formation, ceux qui n’ont reçus de formation l’ont très bien adopté. » Une fois choisi, l’équipe Notys a organisé une phase de formation, une phase de test, lors desquelles les collaborateurs pouvaient poser des questions. Des notes explicatives sont toujours à disposition des utilisateurs pour les guider.

« L’équipe Notys s’est bien adaptée à notre demande. Il y a eu une personnalisation du logiciel notamment au niveau des activités, la nature du frais, les dépenses, et les frais de formation. »

Utilisation et bilan du logiciel Notys :

De nombreux bénéfices sont notables. Tout d’abord il y a un gain de temps énorme grâce à la facilité de saisie. « nous n’avons plus les 100 notes de frais à saisir par mois. On valide directement dans le logiciel, on gagne du temps sur le circuit ». Un gain fiscal est également remarquable : grâce au paramétrage, il y a une rigueur et un respect des plafonds, et des appropriations.  « il n’y a pas de mauvaise attribution, chacun applique la même règle imposée dans  Notys. » Le gain d’argent vient naturellement puisqu’il suffit de deux clics pour saisir une note de frais. « S’il y a un contrôle à effectuer, on a l’outil et on peut donc facilement extraire les données. » rajoute le responsable des RH de Clairsienne. Aucun collaborateur n’a noté de problème ou de difficulté à se servir du logiciel.

Evolution et bilan global avec Clairsienne :

 « A chaque question, la hotline répond immédiatement et de manière efficace. » Très satisfait du produit, Clairsienne continuera d’utiliser Notys dans les années à venir et n’hésiterait pas à le recommander.