Témoignage de Delta Dore

Depuis 1970,  Delta Dore est une entreprise de sous-traitance électronique et télécommunications. En 1973 avec le choc pétrolier, l’entreprise se lance dans la conception et la commercialisation de produits liés aux économies d’énergie. Depuis 1975, le développement des offres thermiques, lancement de la première gamme de thermostats, régulateurs et délesteurs. La société ne cesse de s’agrandir ; des filiales viennent d’être créer au Royaume-Uni et à Singapour, par exemple. Frédéric PARIS nous raconte leur expérience avec Notys.

« On a divisé le temps de traitement par 3 !»  – Frédéric PARIS, comptable

Problématique initiale :

Comme beaucoup d’entreprises, DELTA DORE avait l’habitude de travailler seulement avec Excel. Face aux soucis que cet outil de bureau posait, ils ont voulu agir. « Nous avions besoin de gérer plus efficacement nos besoins » explique le comptable.

Le choix Notys :

Pour faire le meilleure choix possible, DELTA DORE a choisi de rencontrer plusieurs éditeurs et/ou intégrateurs de logiciels. « Nous avons rencontré plusieurs éditeurs, Notys et Notilus et Sage. Nous avons sélectionné ceux qui nous paraissaient adaptés puisqu’on les a convoqué pour faire une démo.» Après la démonstration, ils ont décidé de tester les logiciels auprès des salariés.

« Nous avions pris 5 commerciaux en pilote, pour voir comment cela se passait. Et ensuite on a étendu la solution à l’ensemble. »

Un élément qui a particulièrement séduit la direction est la comptabilité de Notys. « En effet, Notys est compatible avec notre ERP de service tertiaire. Nous avons trouvé Notys beaucoup plus simple que les autres concurrents. » Le choix s’est donc porté vers cette solution.

La mise en place du logiciel :

« La mise en place du logiciel a été super rapide. » s’exprime Frédéric PARIS. Simple d’utilisation, Notys fait gagner un bon nombre de temps à l’entreprise : « Je passe 10 minutes maximum pour rentrer une note de frais. »

Son fonctionnement est très simple : « En début de mois, j’intègre les données bancaires que j’entre dans Notys, les collaborateurs reçoivent un mail leur disant que leur relevé de carte affaire est disponible, ils viennent se connecter, ils cochent, ils peuvent corriger et mettre des annotations. » 

Utilisation et bilan du logiciel Notys :

DELTA DORE a décidé d’harmoniser l’ensemble des trois sociétés que compose l’entreprise. « Les gens se connectent partout en France. Il y a une vraie centralisation des notes de frais. Tout le monde a la même réglementation. Les écritures rentrent automatiquement en comptabilité ». Concernant l’organisation du traitement, les délais sont très rapides. « Généralement on passe une journée par semaine sur Notys. On fait le traitement de Notys une fois par semaine. Si on reçoit les justificatifs le lundi, le jeudi, ils peuvent être réglés. »

Les avantages de Notys sont nombreux : « Depuis que nous sommes reliés en carte affaires, leurs relevés arrivent directement sur Notys. Ils ont juste à cocher. On a intégré une nouvelle société l’année dernière, l’équipe Notys avait fait les modifications tout de suite. » 

Son intuitivité permet aussi aux nouveaux utilisateurs de s’adapter rapidement. « Il est tellement simple d’utilisation, que lorsque nous devons créer un utilisateur, j’envoie juste le mot de passe et le nom, et la personne se débrouille. Un PDF suffit pour expliquer le fonctionnement. » Si il a une question à poser, il n’hésite pas à appeler la hotline : « L’assistance répond rapidement à nos besoins. Nous sommes pris en charge immédiatement. » raconte Mr PARIS.

Notys séduit aussi par son adaptation au client : « Ce qui est agréable avec Notys c’est que si l’on veut personnaliser le produit, on a juste à appeler. Il est assez ouvert, et a su évoluer dans le temps. »

Evolution et bilan global :

« L’année dernière j’avais environ 100 personnes qui faisaient des notes de frais par mois. Avec les commerciaux, on a vite entre 20 et 40 justificatifs. Quand on a intégré une autre entreprise, on a ajouté 100 personnes avec 40 frais . Il y a eu une grosse évolution. Notys a bien su gérer cette évolution de la société. Depuis 2006, il n’a cessé d’évoluer. Il est parfait ! On n’a rien à dire sur Notys. On a divisé le temps de traitement par 3 et c’est difficile à dire maintenant car on doit avoir 3 fois plus de personnes. On est beaucoup plus productifs, Notys nous a fait gagner beaucoup de temps » souligne le comptable.