Mettre en place une politique de frais

La politique de frais : c’est quoi ?

Une politique de frais en entreprise est un ensemble de règles et de directives qui régissent les dépenses des employés liées à leur travail. Elle énonce les limites et les conditions d’utilisation des fonds de l’entreprise pour les dépenses de voyage, de repas, de fournitures et autres dépenses professionnelles, ainsi que les procédures de remboursement des frais engagés.

A quoi sert une politique de frais?

La politique de frais encadre les dépenses des salariés. Elle permet également de s’assurer que les collaborateurs respectent les montants attribués pour chaque type de dépense.

De plus, avoir une politique de frais organisée et bien rédigée permet d’avoir une vision plus claire des frais que les salariés peuvent engager, et donc de récupérer plus facilement la TVA.

Est-ce que la politique de frais est obligatoire ?

La mise en place d’une politique de frais n’est pas obligatoire, mais fortement conseillée. En effet, les entreprises de tout type (grand groupe, PME, TPE) ont à gagner en installant ce dispositif, qui évitera un manque d’organisation et limitera ainsi les redressements.

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Comment mettre en place une politique de frais ?

Pour mettre en place sa politique de frais, il faut d’abord la rédiger. Le document doit contenir toutes les mentions juridiques concernant les types de frais autorisés, les plafonds maximums pour chaque dépense, les salariés concernés, les modalités de remboursement,…

Ensuite, le document devra être transmis à tous les collaborateurs de l’entreprise et à chaque nouvel employé. L’entreprise devra tenir à jour la politique de frais (changement des barèmes, des délais maximums pour les notes de frais,…).

Il est important que le document reste clair pour permettre à chaque salarié de le comprendre et ainsi, de respecter ces règles.

Politique de frais : comment faire respecter ?

Il existe plusieurs méthodes pour faire respecter la politique de frais au sein d’une entreprise.

Rappeler la politique de frais et ses modalités régulièrement permet de limiter les erreurs commises par les salariés lorsqu’ils oublient les délais, les plafonds,…

Prévenir les salariés des risques encourus en cas de fraude est aussi un moyen de faire respecter la politique de frais.

La meilleure technique reste celle d’adopter un logiciel de gestion des frais, qui intègre la politique de frais de votre entreprise et gère automatiquement les plafonds des collaborateurs. Le logiciel limitera les erreurs et le risque de fraudes ! En savoir plus avec Notys NDF.