Notes de frais à l'international

Les entreprises s’épanouissent à l’international pour de multiples raisons. Certains collaborateurs sont alors amenés à se déplacer à l’étranger. La gestion des notes de frais se complexifie. Comment gérer ses frais à l’international ?

Anticiper les dépenses

L’objectif est d’avoir une visibilité financière sur la mission. On distingue deux catégories de dépenses :

• Les dépenses de déplacement : billet d’avion ou de train, frais d’hébergement,…
• Les dépenses à réaliser sur place : frais de repas, frais de taxi,…

Les dépenses de déplacement, contrairement aux dépenses à réaliser sur place, sont faciles à estimer et peuvent être anticipées. L’entreprise peut prendre en charge ces dépenses en amont, cette anticipation facilite l’organisation du voyage : les transactions se font dans la devise de l’entreprise et en passant par des agences spécialisées. Dans ce cas, l’entreprise pourra même bénéficier de tarifs préférentiels.

Tenir ses comptes en temps réel

Lorsque le collaborateur arrive sur place, il doit avancer des frais pour subvenir à ses besoins. Ces frais lui seront remboursés plus tard sur la présentation d’un justificatif au sein d’une note de frais.

Pour éviter de confondre toutes les factures rédigées dans une langue étrangère, il est conseillé au salarié de tenir ses comptes quotidiennement. Cela est d’autant plus important si le collaborateur enchaîne plusieurs destinations, avec différents langages. Cette rigueur permet au salarié d‘organiser ses notes de frais pour faciliter la tâche des contrôleurs et des comptables, mais aussi de se rappeler la nature de la dépense concernée.

Pour ce suivi des comptes, un simple tableur peut suffire mais un logiciel de note de frais facilite le processus. La solution Notys Note de Frais est conçue dans ce sens puisque les frais peuvent être enregistrés en temps réel permettant un suivi optimal. L’option de conservation des justificatifs à valeur probante permettra au salarié de ne pas avoir à transmettre les originaux des justificatifs au retour de sa mission.

Les frais en devise étrangère

Les dépenses dans une devise étrangère peuvent générer des frais bancaires importants. Nous recommandons au collaborateur de favoriser le retrait d’argent liquide ou bien de convertir sa devise pour celle de la destination.

Le taux utilisé pour le change sera celui conservé pour rembourser les dépenses au collaborateur à son retour.

Récupération de la TVA

La TVA peut se récupérer sur des dépenses effectuées à l’étranger. Cependant, les règles varient selon les pays :

• Dans un État membre de l’Union Européenne : la TVA est intracommunautaire. C’est le taux de TVA du pays où la dépense est réalisée qui est appliqué, dans certain cas, la TVA peut être récupérée auprès de l’administration fiscale du pays.
• Dans un autre pays, hors de l’Union Européenne : la TVA est extracommunautaire. Chaque pays a ses propres règles, ce qui rend la comptabilisation et la récupération très complexe, voire impossible.

Modes de remboursement

Comme pour tout frais professionnel, la note de frais peut être remboursée de deux manières :

• Au forfait : l’entreprise alloue un budget quotidien qui est fonction du pays de déplacement, les allocations forfaitaires sont définies par la Direction générale des Finances publiques . Attention, ces allocations sont exprimées en devise locale, elle est supposée couvrir les frais d’hébergement et de restauration du collaborateur.
• Au réel : l’entreprise rembourses les montants réellement engagés par le collaborateur, comme pour les autres déplacements, la présence d’un justificatif est obligatoire.