Adieu les Notes de frais sous Excel

Adieu les fichiers Excel mal remplis et les saisies manuelles : Notys NDF apporte une solution « clés en main » pour la gestion des notes de frais. Mais que dit à ce propos la législation suisse ?

Ce sont de tout petits bouts de papier, mais ils valent leur pesant d’or : notes de frais, avances sur frais, engagements de dépenses, ordres de missions, demandes de voyages... La loi suisse oblige les entreprises à les rembourser aux collaborateurs. Or, il n’est pas facile pour les services comptables de s’y retrouver, et le développement du travail nomade entraîne une augmentation du nombre de ces justificatifs. Aujourd’hui, le coût de traitement moyen d’une seule de ces pièces est estimé à plus de vingt francs.

Le logiciel intranet Notys NDF apporte une solution à portée de tous : PME, PMI, grandes entreprises et administrations. Vous constaterez très rapidement à l’utilisation le gain de productivité que la solution vous apporte.

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Que dit la loi en Suisse ?

Selon le Code des obligations (art 327a al. 1), l’employeur doit rembourser au travailleur les frais nécessaires à l’exécution du travail. Les accords contraires ne sont pas valables. Selon la loi sur l’impôt fédéral direct (art 26) et la loi fédérale sur l’harmonisation des impôts directs et des communes art 9 al. 1), il doit exister un lien étroit et direct entre ces frais et l’obtention du revenu. En outre, le travailleur doit justifier de cette nécessité et des montants engagés.

Les dépenses admises sont :

• Les frais de déplacement pour les voyages d’affaires (billets de trains, billets d’avion, indemnités kilométriques, notes d’hôtel, visas…). Par souci de simplification, les frais relatifs à l’utilisation d’un véhicule privé sont généralement convertis en forfait kilométrique. Bon à savoir : les clubs automobiles donnent des indications relatives au montant de ce forfait ;
• Les frais de repas et de logement, pour autant que le collaborateur ne puisse pas rentrer chez lui ;
• Les uniformes et vêtements spéciaux de travail, s’ils ne sont pas fournis par l’employeur ;
• Les appareils et les instruments de travail dont l’employé a besoin et qu’il doit se procurer lui-même.

Notys NDF, une solution « clés en main »

Difficile de faire plus simple : on accède au logiciel Notys NDF via Internet ou Intranet depuis n’importe quel poste, n’importe où et n’importe quand. En standard, Notys dispose d’une interface de validation Smartphone (iPhone, BlackBerry, Android, …).

Toutes les interventions s’effectuent sur une interface unique, ce qui permet d’éviter les doublons. Chaque contrôleur ou valideur peut accéder aux pièces jointes (justificatifs numérisés, factures…), ajouter d’autres fichiers et/ou introduire un commentaire consultable à tout moment par tout autre utilisateur.

Des contrôles automatiques peuvent être effectués en cours de saisie (p. ex., calcul des indemnités kilométriques selon le barème et des kilomètres déjà parcourus).

La TVA récupérable est pré-calculée. Des outils d’analyse intégrés permettent également la mise en évidence de certaines anomalies (dépassement du montant autorisé, dépense sans autorisation…) et donc le renvoi de la note de frais à son émetteur. Une fois validées, les notes de frais sont automatiquement basculées vers le logiciel de l’entreprise et l’utilisateur reçoit un mail de confirmation après leur règlement effectif.