Fin des tickets de caisse : comment gérer les notes de frais ?

Pourquoi la fin des tickets de caisse ?

Dès le 1er janvier 2023, les tickets de caisse ne seront peut-être plus imprimés automatiquement. L’objectif de ce nouveau principe est de lutter contre le gaspillage car beaucoup de personnes décident de jeter leurs reçus directement après achat.

Donc, dès le début de l’année 2023, si vous souhaitez votre reçu, il faudra le demander !

Cette décision va tout de même impacter les entreprises puisqu’il y a besoin de justificatifs pour réaliser des notes de frais.

Quels sont les justificatifs concernés ?

Selon le Code de l’environnement, modifié par la loi anti-gaspillage de février 2020, plusieurs justificatifs sont concernés tels que les tickets de caisse, les justificatifs de carte bancaire et les bons d’achat.

Certains magasins ont déjà commencé ce nouveau principe en imprimant un reçu à la demande du client. Sinon, ils l’envoient de façon dématérialisée, par mail.

Quels sont les impacts sur les notes de frais ?

Pour justifier ses dépenses et pouvoir réaliser ses notes de frais, le collaborateur doit absolument fournir le justificatif. Ensuite, l’entreprise doit les conserver pendant 10 ans pour pouvoir prouver la véracité de ces frais en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.

Historiquement les justificatifs originaux étaient conservés sous la forme papier. Toutefois, depuis le 1 juillet 2019, les entreprises peuvent conserver leurs justificatifs de façon dématérialisée.

Que votre entreprise conserve les documents papiers ou les documents numérisés, vous devez tout de même continuer à récupérer les orignaux des justificatifs. À savoir que les vendeurs n’ont pas le droit de vous refuser l’impression d’un ticket.

Avec Notys NDF, la gestion de vos notes de frais est beaucoup plus simple ! Vous n’avez plus qu’à prendre une photo ou un scan de votre justificatif. Fini les justificatifs papiers !